Le suivi de la conformité assuré par le Secrétariat s’inscrit dans un cycle annuel aligné sur l’Assemblée Générale (AG) :

Ces obligations font l’objet d’un examen systématique annuel par le Secrétariat dans le cadre du calendrier de suivi décrit ci-dessus.

Catégorie 1 : obligations faisant l’objet d’un suivi actif par le Secrétariat

Ces obligations font l’objet d’un examen systématique annuel par le Secrétariat dans le cadre du calendrier de suivi décrit ci-dessus.

Critères généraux d’adhésion

• Gestion des droits d’auteur en tant qu’activité principale, notamment perception, répartition et gouvernance effectives (Statuts, art. 8-9)
• Autorisation d’exercer conformément à la législation applicable (Statuts, art. 8-9 ; Règles Professionnelles, règle 20)
• Respect des obligations financières envers la CISAC, y compris le paiement de la cotisation annuelle (Statuts, art. 15 et 118-127) et les paiements relatifs aux Outils CIS
• Signature du contrat d’adhésion à la CISAC et du contrat d’utilisation des Outils CIS (Statuts, art. 15)

Transparence : déclarations annuelles

• Déclaration des Règles Professionnelles (Statuts, art. 15 ; Règles Professionnelles, règle 8)
• Déclaration des Produits et Charges (Statuts, art. 15 ; Règles Professionnelles, règle 8)
• Rapport annuel (Règles Professionnelles, règle 8)
• Comptes audités (Règles Professionnelles, règle 7)
• Règles de répartition, si elles ont été modifiées (Règles Professionnelles, règle 8 ; Résolutions Obligatoires - Musique, art. 17)
• Statuts de la société, s’ils ont été modifiés (Règles Professionnelles, règle 7)
• Liste des sociétés sœurs (Règles Professionnelles, règle 8)
• Processus KYC (Résolutions Obligatoires - applicable à tous les répertoires)

Outils CIS

• IPI: date de la dernière mise à jour et nombre d’ayants droit enregistrés - mise à jour au moins une fois par année civile (Résolutions Obligatoires)
• CIS-Net (Musique) : date de la dernière mise à jour et nombre d’œuvres transmises (Résolutions Obligatoires - Musique, art. 10)
• IDA (Audiovisuel) : date de la dernière mise à jour et nombre d’œuvres transmises (Résolutions Obligatoires - Audiovisuel, art. 10) 

Indicateurs de performance financière

• Total des perceptions nationales et internationales, avec comparaison par rapport aux années précédentes
• Pourcentage des déductions administratives
• Total réparti aux membres et aux sociétés sœurs
• Total non réparti à la fin de l’exercice et rapport entre les sommes non réparties et le total des perceptions annuelles 

Ces indicateurs sont évalués par le Secrétariat au regard des critères d’adhésion prévus aux articles 8(c) et 8(i) des Statuts (existence d’un dispositif efficace de perception et de répartition ; perception et répartition effectives des redevances) et des dispositions pertinentes des Règles Professionnelles.

Ces obligations ne font pas l’objet d’un suivi systématique annuel par le Secrétariat. 

Elles peuvent être portées à l’attention du Secrétariat au moyen des éléments suivants :

• Réclamations d’une Société Sœur au titre des articles 24-28 des Règles Professionnelles
• Demandes de tiers au titre des articles 29-31 des Règles Professionnelles
• Signalements confidentiels par les pairs (en cours d’élaboration - adoption prévue lors de l’Assemblée Générale 2027)
• Examens de conformité et Examens de développement au titre des articles 32-35 des Règles Professionnelles 

Les obligations suivantes relèvent de cette catégorie :

Gouvernance d’entreprise (Règles Professionnelles, règle 5)

• Ouverture aux Créateurs et aux éditeurs de toutes nationalités
• Absence de discrimination entre les Créateurs, les éditeurs ou les Sociétés Sœurs
• Droit des Créateurs et des éditeurs de résilier leurs contrats d’affiliation
• Équilibre équitable entre les Créateurs et les éditeurs au sein de l’Organe de Surveillance
• Contrôle effectif et indépendant de l’Organe de Direction par l’Organe de Surveillance
• Respect des lois et règlements applicables 

Octroi de licences et perceptions (Règles Professionnelles, règles 15-16)

• Mise en œuvre d’efforts raisonnables pour octroyer des licences couvrant toutes les utilisations du répertoire
• Perception rapide de l’ensemble des revenus tirés des licences
• Suivi et protection du répertoire contre toute utilisation non autorisée
• Octroi de licences sans discrimination, sur la base de critères objectifs 

Documentation (Règles Professionnelles, règle 17 ; Résolutions Obligatoires)

• Documentation exacte et à jour du répertoire, des droits et des territoires
• Respect des Règles Opérationnelles de CIS-Net, IDA et IPI
• Consultation des bases de données aux fins d’identification des parties intéressées 

Répartition (Règles Professionnelles, règles 18A-18C ; Résolutions Obligatoires)

• Répartition fondée sur les utilisations réelles ou sur un échantillon statistiquement valide
• Même diligence et équité pour les répartitions aux affiliés et aux sociétés sœurs
• Répartition en temps utile aux sociétés sœurs (au moins une fois par an ; objectif trimestriel pour les sociétés dont les perceptions dépassent 10 M€)
• Respect des clés de répartition en matière de sous-édition (plafond de 50 %)
• Procédures relatives aux ajustements de paiement par débit/crédit, aux utilisations non identifiées, à la documentation insuffisante et aux redevances reçues par erreur

Confidentialité (Règles Professionnelles, règles 13-14)

• Obligation de s’abstenir de divulguer des informations confidentielles, sous réserve des exceptions applicables

Administration (Règles Professionnelles, règle 22)

• Programmes de formation et de développement du personnel

Le non-respect des obligations décrites ci-dessus peut entraîner des sanctions en vertu des Statuts de la CISAC : 

Article 21 : Perte automatique de certains droits (participation à l’AG, droit de vote) pour les Membres, Membres Provisoires ou Membres Associés ayant plus d’une année civile d’arriérés de cotisations à la CISAC. 

Article 22 : Le Conseil d’Administration peut suspendre tout ou partie des droits accordés à un Membre, un Membre Provisoire ou un Membre Associé n’ayant pas respecté ses obligations financières, la Déclaration des Règles Professionnelles, la Déclaration des Produits et Charges ou les obligations de transparence. 

Articles 23-24 : Sur recommandation du Conseil d’Administration et décision de l’Assemblée Générale, les sanctions peuvent comprendre un avertissement, un blâme, une amende, une exclusion temporaire ou une exclusion définitive. 

Pour les Membres, la non-conformité peut entraîner le changement de statut d’adhésion de Membre à Membre Provisoire (Statuts, art. 20). 

Pour les Membres Provisoires, la non-conformité est également prise en compte dans l’évaluation d’une prolongation de la Période Probatoire (Statuts, art. 18-19).